Наверно многие из нас попадали в ситуацию когда письмо было отправлено на другую группу или не тому адресату?
Если вы хоть раз попадали в подобную ситуацию то вы по достоинству оцените новую службу (веб сервис) MailTips в Exchange Server 2010
MailTips (подсказки) это информационные сообщения, которые отображаются для пользователей при составлении сообщения, они могут помочь нам вовремя определить нужно ли отправлять письмо на данную группу рассылки или пользователю, заранее предупреждая высвечивая некоторые сведения о состоянии получателя или информацию о группе прежде чем мы пошлем письмо. Как пример “некто” пытается отослать письмо на группу всех пользователей компании, конечно группа настроена таким образом что принимает сообщения от конкретных пользователей (скажем HR) но отправитель об этом не знает, после отправки он получит NDR (Отчет о Недоставке) в случае настроенного MailTips он получит сообщение (до отправки сообщения!) о том что он не имеет права отсылать на эту группу. Или другой пример, пользователь находится вне офиса и у него установлен Out Of Office отправляя сообщение вы будите заранее предупреждены о том что пользователь вне офиса и увидите его OOF до отправки сообщения!, возможно вам уже не понадобится ему писать письмо. MailTips (подсказки) можно использовать вместо автоматических ответов, например автоматический ответ от HelpDesk на приходящее сообщение, нет необходимости в отсылке сообщения пользователю что ваше сообщение будет обработано в течении X времени, MailTips сделает за это сама! и главное до отсылки сообшения пользователям заранее зная сколько будет обрабатыватся его запрос!. Или как принято все сообшения в крупных компания проходят через службы Help Desk можно вешать временые сообшения такие как, “Служба подержи в связи с праздиками на выходных работает до 3 часов!
Тем самым MailTips помогает уменьшить ненужные и случайно отосланные сообщение, меньше ошибок, меньше NDR-ов, меньше обращений в службу поддержки, меньше головной боли администраторам, и так далее…
MailTips срабатывает в следующих сценариях
- Если почтовый ящик получателя переполнен
- Размер сообщения превышает лимит отправителя
- Если сообщение превышает квоту получателя
- Если один из получателей вне офиса
- При отправке электронной почты большому числу получателей
- При отправке на внешние домены
- При попытке отправить сообщение закрытым групам или пользователям
- При попытке отправить письма на Moderated группу
- При бронировании комнаты (ресурсов)
- Превышении лимита прикреплённых вложений
То что следует учитывать в MailTips:
- Настройка и конфигурирования MailTips осуществляется с Exchange Management Shell, плюс возможность минимальной работы с MailTips средствами Exchange Control Panel (веб консоль)
- Отсутствует GUI для настройки или управления средствами Exchange Management Console.
- Конфигурирование MailTips осуществляется на уровне организации, для настройки MailTips вы должны иметь соответствующие права на уровне организации.
- MailTips полностью настраиваемые и могут быть полностью настроены под организацию
- Поддерживаются только клиенты Outlook 2010 и Outlook Web App (Outlook Web Access)
- Архитектура MailTips основана на взаимодействии сервера клинского доступа (CAS) c Active Directory (Global Catalog) и сервера почтовых сообщений (MBX), MailTips рабоатют как Exchange Web Services и располагаются на сервере клиентского доступа.
- Можно назначать подсказки на нескольких языках
- Устанавливаемые MailTips ограничены 250 символами
- Пользовательские подсказки могут содержать HTML-ссылки
От теории к практике,
для того чтоб посмотреть настройки MailTips на уровне организации набираем
get-OrganizationConfig | fl *Mailtips*
Как видно по рисунку всего у нас 5 параметра позволявшие сконфигурировать MailTips на уровне организации
MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled
Подсказки для внешних получателей. Значение по умолчанию $false.
MailTipsLargeAudienceThreshold
Определяет величину большой аудитории. Значение по умолчанию равно 25.
MailTipsMailboxSourcedTipsEnabled
Подсказки основанные на данных почтового ящика, отсутствие на работе или переполненный почтовый ящик Значение по умолчанию равно $true.
MailTipsGroupMetricsEnabled
Параметр указывает включены ли подсказки, основанные на данных групповой метрики. Значение по умолчанию равно $true.
MailTipsAllTipsEnabled
Указывает включены подсказки или нет. Значение по умолчанию $true.
Для того чтоб разрешите или запретить MailTips используем командлет set-OrganizationConfig, пример;
set-OrganizationConfig -MailTipsAllTipsEnabled $true или $false соответственно
По умолчанию MailTips для внешних получателей отключены, если вы хотите чтобы ваши пользователи знали, о том что они добавили внешних пользователей (в письме в поле To:, Cc:..), настраиваем:
set-OrganizationConfig -MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled $true
Настройка значения большого количества получателей, пример ставим значение в 7
set-OrganizationConfig -MailTipsLargeAudienceThreshold 7
Для настройки пользовательских MailTips для получателей можно использовать ниже приведенные командлеты.
Set-Mailbox
Set-MailUser
Set-DistributionGroup
Set-DynamicDistributionGroup
Set-MailContact
Set-MailPublicFolde
Пример настройки MailTip для группы
set-DistributionGroup -Identity 'Help Desk Team' -MailTip 'Help Desk Team contact you as soon is possible, thank you for you patience!'
И проверка сообщения
get-DistributionGroup 'Help Desk Team'| fl DispalyName,WindowsEmailAddress,MailTip
Тоже самое только с Exchange Control Panel
При работе MailTips нужно учитывать что сведениям о размере групп рассылки и динамических групп рассылок используют информацию с данных групповых метрик (Group Mеtrics). Групповые метрики — это набор данных о группах рассылки и динамических группах рассылки организации. Exchange сервер обычно делает много запросов LDAP в Active Directory для получения членства в группах, информацию по каждому сообщению. В больших организациях это может отрицательно повлиять на производительность, для устранения этих проблем Exchange сервер использует данные групповых метрик (Group Mеtrics).
Для настройки используем Set-MailboxServer командлет.
set-MailboxServer LAB-EX02 -GroupMetricsGenerationEnabled $true
Group Metrics можно настроить на запуск по времени
set-MailboxServer LAB-EX02 -GroupMetricsGenerationTime 22:00
Подробно о Group Metrics смотрим тут Understanding Group Metrics
Примеры работы MailTips в Outlook 2010
Подсказки на отправку внешним получателям
Результат того что настраивали выше, для группы Help Desk Team
Превышение лимита на прием
Out of Office уведомление
Все в месте
Вот на этом пока все
Подробно о MailTips смотрим тут:
Understanding MailTips
Configure Organizational Settings for MailTips
Configure Custom MailTips for Recipients
Arman Obosyan
http://postmaster.ge/blog
Subscribe