Exchange Server 2010, MailTips

by Arman Obosyan 5. April 2010 07:49

Наверно многие из нас попадали в ситуацию когда письмо было отправлено на другую группу или не тому адресату?

Если вы хоть раз попадали в подобную ситуацию то вы по достоинству оцените новую службу (веб сервис) MailTips в Exchange Server 2010
MailTips (подсказки)
это информационные сообщения, которые отображаются для пользователей при составлении сообщения, они могут помочь нам вовремя определить нужно ли отправлять письмо на данную группу рассылки или пользователю, заранее предупреждая высвечивая некоторые сведения о состоянии получателя или информацию о группе прежде чем мы пошлем письмо. Как пример “некто” пытается отослать письмо на группу всех пользователей компании, конечно группа настроена таким образом что принимает сообщения от конкретных пользователей (скажем HR) но отправитель об этом не знает, после отправки он получит NDR (Отчет о Недоставке) в случае настроенного MailTips он получит сообщение (до отправки сообщения!) о том что он не имеет права отсылать на эту группу. Или другой пример, пользователь находится вне офиса и у него установлен Out Of Office отправляя сообщение вы будите заранее предупреждены о том что пользователь вне офиса и увидите его OOF до отправки сообщения!, возможно вам уже не понадобится ему писать письмо. MailTips (подсказки) можно использовать вместо автоматических ответов, например автоматический ответ от HelpDesk на приходящее сообщение, нет необходимости в отсылке сообщения пользователю что ваше сообщение будет обработано в течении X времени, MailTips сделает за это сама! и главное до отсылки сообшения пользователям заранее зная сколько будет обрабатыватся его запрос!. Или как принято все сообшения в крупных компания проходят через службы Help Desk можно вешать временые сообшения такие как, “Служба подержи в связи с праздиками на выходных работает до 3 часов!
Тем самым MailTips помогает уменьшить ненужные и случайно отосланные сообщение, меньше ошибок, меньше NDR-ов, меньше обращений в службу поддержки, меньше головной боли администраторам, и так далее…

MailTips срабатывает в следующих сценариях

  • Если почтовый ящик получателя переполнен
  • Размер сообщения превышает лимит отправителя
  • Если сообщение превышает квоту получателя
  • Если один из получателей вне офиса
  • При отправке электронной почты большому числу получателей
  • При отправке на внешние домены
  • При попытке отправить сообщение закрытым групам или пользователям
  • При попытке отправить письма на Moderated группу
  • При бронировании комнаты (ресурсов)
  • Превышении лимита прикреплённых вложений

То что следует учитывать в MailTips:

  • Настройка и конфигурирования MailTips осуществляется с Exchange Management Shell, плюс возможность минимальной работы с MailTips средствами Exchange Control Panel (веб консоль)
  • Отсутствует GUI для настройки или управления средствами Exchange Management Console.
  • Конфигурирование MailTips осуществляется на уровне организации, для настройки MailTips вы должны иметь соответствующие права на уровне организации.
  • MailTips полностью настраиваемые и могут быть полностью настроены под организацию
  • Поддерживаются только клиенты Outlook 2010 и Outlook Web App (Outlook Web Access)
  • Архитектура MailTips основана на взаимодействии сервера клинского доступа (CAS) c Active Directory (Global Catalog) и сервера почтовых сообщений (MBX), MailTips рабоатют как Exchange Web Services и располагаются на сервере клиентского доступа.
  • Можно назначать подсказки на нескольких языках
  • Устанавливаемые MailTips ограничены 250 символами
  • Пользовательские подсказки могут содержать HTML-ссылки

От теории к практике,
для того чтоб посмотреть настройки MailTips на уровне организации набираем
get-OrganizationConfig | fl *Mailtips*

get-OrganizationConfig | fl *Mailtips*

Как видно по рисунку всего у нас 5 параметра позволявшие сконфигурировать MailTips на уровне организации

MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled
Подсказки для внешних получателей. Значение по умолчанию $false.

MailTipsLargeAudienceThreshold
Определяет величину большой аудитории. Значение по умолчанию равно 25.

MailTipsMailboxSourcedTipsEnabled
Подсказки основанные на данных почтового ящика, отсутствие на работе или переполненный почтовый ящик Значение по умолчанию равно $true.

MailTipsGroupMetricsEnabled
Параметр указывает включены ли подсказки, основанные на данных групповой метрики. Значение по умолчанию равно $true.

MailTipsAllTipsEnabled
Указывает включены подсказки или нет. Значение по умолчанию $true.

Для того чтоб разрешите или запретить MailTips используем командлет set-OrganizationConfig, пример;
set-OrganizationConfig -MailTipsAllTipsEnabled $true или $false соответственно

По умолчанию MailTips для внешних получателей отключены, если вы хотите чтобы ваши пользователи знали, о том что они добавили внешних пользователей (в письме в поле To:, Cc:..), настраиваем:
set-OrganizationConfig -MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled $true

 set-OrganizationConfig -MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled $true

Настройка значения большого количества получателей, пример ставим значение в 7
set-OrganizationConfig -MailTipsLargeAudienceThreshold 7

set-OrganizationConfig -MailTipsLargeAudienceThreshold 7

Для настройки пользовательских MailTips для получателей можно использовать ниже приведенные командлеты.
Set-Mailbox
Set-MailUser
Set-DistributionGroup
Set-DynamicDistributionGroup
Set-MailContact
Set-MailPublicFolde

Пример настройки MailTip для группы
set-DistributionGroup -Identity 'Help Desk Team' -MailTip 'Help Desk Team contact you as soon is possible, thank you for you patience!'
И проверка сообщения
get-DistributionGroup 'Help Desk Team'| fl DispalyName,WindowsEmailAddress,MailTip

set-DistributionGroup -Identity 'Help Desk Team' -MailTip 'Help Desk Team contact you as soon is possible, thank you for you patience!'

Тоже самое только с Exchange Control Panel

Exchange Control Panel, MailTips

 

При работе MailTips нужно учитывать что сведениям о размере групп рассылки и динамических групп рассылок используют информацию с данных групповых метрик (Group Mеtrics). Групповые метрики — это набор данных о группах рассылки и динамических группах рассылки организации. Exchange сервер обычно делает много запросов LDAP в Active Directory для получения членства в группах, информацию по каждому сообщению. В больших организациях это может отрицательно повлиять на производительность, для устранения этих проблем Exchange сервер использует данные групповых метрик (Group Mеtrics).

Для настройки используем Set-MailboxServer командлет.

set-MailboxServer LAB-EX02 -GroupMetricsGenerationEnabled $true

Group Metrics можно настроить на запуск по времени

set-MailboxServer LAB-EX02 -GroupMetricsGenerationTime 22:00

Подробно о Group Metrics смотрим тут Understanding Group Metrics

 

Примеры работы MailTips в Outlook 2010

Подсказки на отправку внешним получателям

MailTips in Outlook 2010

Результат того что настраивали выше, для группы Help Desk Team

MailTips in Outlook 2010

Превышение лимита на прием

MailTips in Outlook 2010 

Out of Office уведомление

MailTips in Outlook 2010 

Все в месте

 MailTips in Outlook 2010

 

Вот на этом пока все

 

Подробно о MailTips смотрим тут:
Understanding MailTips
Configure Organizational Settings for MailTips
Configure Custom MailTips for Recipients

 

Arman Obosyan
http://postmaster.ge/blog

 

Comments (6) -

Sandro Galdava
Sandro Galdava Georgia
4/6/2010 3:24:16 AM #

Otlichnaja statija. Thanks Arman.

Arman Obosyan
Arman Obosyan Georgia
4/6/2010 8:10:21 AM #


Madloba Sandro!, для народа стараемся! Laughing

Фил
Фил Georgia
4/6/2010 11:38:29 PM #

Кстати. http://news.yahoo.com/s/pcworld/20100404/ - особенно забавно смотрится в свете шутки насчёт Exchange ;)

Arman Obosyan
Arman Obosyan Georgia
4/7/2010 2:59:22 AM #

Говорил я тем кто на Титанике поднимал инфр. SQL мол не надо!, а кто меня слушал то!, после перезда с IA64 на X64, на старом железе особо не поиграеш....

вот тут

Windows Server Division WebLog, Windows Server 2008 R2 to Phase Out Itanium
blogs.technet.com/.../...to-phase-out-itanium.aspx

И тут уже про новые процы
blogs.technet.com/.../...ing-is-well-received.aspx

Alexey
Alexey Russia
4/7/2010 10:58:38 AM #

Арман, спасибо за статью.
К слову - на TechDays в Москве, когда Андрей Бешков рассказывал про Exchange 2010, про MailTips наверное больше всего вопросов было задано Smile

Arman Obosyan
Arman Obosyan Georgia
4/7/2010 11:32:25 AM #

О привет! Слуш если не трудно продублируй свой комент тут
itband.ru/.../#more-5473

там копия поста, только она для конкурса,

Спасибо!

Comments are closed

© 2008-2012, Arman Obosyan, Postmaster.GE
Powered by BlogEngine.NET 2.6.0.18
Hosted on Windows Azure and IIS8

About the author

Arman Obosyan is an experienced IT Pro. with over 17+ years work experience in Information Technologies sector.

Certified since 2003 year, passed following certifications MCP, MCSA, MCSE, MCTS, MCITP, Exin ITIL and VMware Certified Professional (VCP)

In 2010 Was awarded a Microsoft Most Valuable Professional (MVP)

--------

Disclaimer
The opinions expressed herein are my own personal opinions and do not represent anyone else's view in any way, including those of my employer.



Live Trafic

 

Calendar

<<  March 2017  >>
MoTuWeThFrSaSu
272812345
6789101112
13141516171819
20212223242526
272829303112
3456789

View posts in large calendar

TextBox